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Berufungsportal der Juristischen Fakultät

Datenschutzerklärung

Stand: November 2026·Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO

Auf einen Blick

Das Portal dient der Juristischen Fakultät zur Durchführung von Berufungsverfahren (Art. 66 BayHIG): Es nimmt Bewerbungen auf ausgeschriebene Professuren entgegen und unterstützt die Berufungsausschüsse bei der Vorbereitung des Berufungsvorschlags – mit Sitzungsterminen, Anwesenheit und Stimmrechtsübertragungen, Abstimmungen, Befangenheitserklärungen und der Einholung von Gutachten und Stellungnahmen. Es richtet sich an Bewerberinnen und Bewerber, an die Mitglieder der Berufungsausschüsse und die Verwaltung der Verfahren sowie an die bestellten Gutachterinnen und Gutachter.

Nur für Berechtigte
Bewerbungen und Verfahrensunterlagen sehen nur die Mitglieder und die Verwaltung des jeweiligen Berufungsausschusses sowie – beschränkt – die Gutachterinnen und Gutachter.
Betrieb an der Universität
Server und E-Mail-Versand der Universität Passau; keine externen Dienstleister, keine KI-Dienste.
Kein Tracking
Nur technisch notwendige Cookies, keine Analyse-Dienste, keine Content Delivery Networks.
Menschen entscheiden
Das Portal bewertet keine Bewerbungen. Über Auswahl und Reihung entscheiden der Berufungsausschuss und die zuständigen Organe der Universität.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Universität Passau
Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich staatliche Einrichtung, gesetzlich vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Jan Hendrik Schumann
Innstraße 41, 94032 Passau
+49 851 509-0
praesident@uni-passau.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter der Universität Passau
c/o actago GmbH, Weidenstraße 66, 94405 Landau a. d. Isar
+49 9951 99990-500
datenschutz@uni-passau.de (vertraulich: uni-passau@actago.de)

Fachlich verantwortlich für den Betrieb des Portals ist Prof. Dr. Michael Beurskens, michael.beurskens@uni-passau.de.

Verarbeitungen im Einzelnen

Die Verarbeitungen beruhen auf der Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG). Die Aufgabe ergibt sich aus Art. 66 BayHIG (Berufungsverfahren, Berufungsausschuss, auswärtige und vergleichende Gutachten, Stellungnahmen zur Lehre). Für Bewerbungen gelten ergänzend die besonderen Angaben unten. Einwilligungen holen wir nicht ein.

Benutzerkonto und Anmeldung
Daten
Benutzername (E-Mail-Adresse; bei Angehörigen der Universität die Kennung der Universität), Anrede, Titel, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Amtsbezeichnung, Einheit, Zeitpunkt des letzten Zugriffs; Kennwort (nur als PBKDF2-Hashwert) und Zeitpunkt der letzten Änderung; Link zum Setzen des Kennworts (30 Minuten gültig, nur einmal verwendbar) mit Zeitpunkt des Versands; bei Selbstregistrierung Zeitpunkt der Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse; zu persönlichen Direktlinks in E-Mails des Portals (siehe „E-Mails“) nur deren Hashwert, das Verfahren sowie Zeitpunkt der Erstellung und des Ablaufs; falls Sie die Bestätigung in zwei Schritten einrichten: der geheime Schlüssel der Authenticator-App und Ihre Wiederherstellungscodes (nur als Hashwert); falls Sie Passkeys einrichten: deren Bezeichnung, öffentlicher Schlüssel, Kennung und Signaturzähler sowie Zeitpunkt der Einrichtung und letzten Nutzung. Biometrische Daten (Fingerabdruck, Gesichtsbild) verlassen Ihr Gerät nicht und werden vom Portal weder empfangen noch gespeichert.
Zweck
Zugang zum Portal, Zuordnung zu Berufungsausschüssen, Kontaktaufnahme
Herkunft
Eigene Angaben bei der Registrierung oder im Profil; wenn Sie einem Berufungsausschuss oder als Gutachterin bzw. Gutachter hinzugefügt werden, legt die Verwaltung des Verfahrens Ihr Konto mit Name, Anrede, Titel und E-Mail-Adresse an (Art. 14 DSGVO). Kennwort, zweiten Faktor und Passkeys legen Sie selbst fest und können sie im Profil jederzeit ändern oder entfernen.
Hinweis
Zum Schutz vor Angriffen zählt das Portal fehlgeschlagene Anmeldeversuche je Benutzername und IP-Adresse für 15 Minuten im Arbeitsspeicher; diese Angaben werden nicht dauerhaft gespeichert. Nicht bestätigte Selbstregistrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht.
Mitgliedschaft im Berufungsausschuss und Befangenheitserklärung
Daten
Zugehörigkeit zu einem Berufungsverfahren, Funktion im Ausschuss (etwa Vorsitz, Gruppe der Professorinnen und Professoren, auswärtiges Mitglied, wissenschaftliche Beschäftigte, Studierende, Frauenbeauftragte, Stellvertretung, Berichterstattung, Verwaltung, Gutachterin bzw. Gutachter) und Zugriffsrecht; vom Portal vorausgefülltes Formular der Befangenheitserklärung und die von Ihnen unterschrieben hochgeladene Erklärung (PDF)
Zweck
Zusammensetzung des Ausschusses (Art. 66 Abs. 4 BayHIG), Feststellung der Stimmberechtigung, Prüfung möglicher Befangenheit, Steuerung der Zugriffsrechte
Herkunft
Eingetragen durch die Verwaltung des Verfahrens (Art. 14 DSGVO); die Erklärung stammt von Ihnen
Hinweis
Ob eine Befangenheitserklärung vorliegt, sehen die Mitglieder des Ausschusses in der Mitgliederliste; die Erklärung selbst können nur Sie und die Verwaltung des Verfahrens abrufen.
Sitzungen, Anwesenheit und Stimmrechtsübertragung
Daten
Sitzungstermine (Zeit, Dauer, Titel, Ort, ggf. Link zur Videokonferenz, Erläuterung, anlegende Person) mit Unterlagen wie der Tagesordnung; je Mitglied und Sitzung: Zusage der Teilnahme (anwesend, abwesend, per Video), Hinweis, ggf. vertretende Person und die unterschrieben hochgeladene Vollmacht zur Übertragung des Stimmrechts (PDF)
Zweck
Einladung und Organisation der Sitzungen, Feststellung der Beschlussfähigkeit, Anwesenheitsliste
Hinweis
Einladungen enthalten einen Kalendereintrag (ICS-Datei). Die Vollmacht können nur Sie und die Verwaltung des Verfahrens abrufen. Das Portal stellt selbst keine Videokonferenz bereit; für den verlinkten Dienst gelten dessen Datenschutzhinweise.
Abstimmungen und Umlaufverfahren
Daten
Abstimmungsgegenstand (Titel, Beschreibung, Unterlagen, Beginn, anlegende Person, Art: Abstimmung oder Umlaufverfahren); je stimmberechtigtem Mitglied die abgegebene Stimme (Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung, im Umlaufverfahren auch Widerspruch gegen das Verfahren) und ein freiwilliger Hinweis zur Stimmabgabe
Zweck
Beschlussfassung des Ausschusses, im Umlaufverfahren außerhalb von Sitzungen nach § 22 Abs. 4 der Grundordnung der Universität Passau; Dokumentation des Ergebnisses
Hinweis
Offene Abstimmungen: Stimme und Hinweis jedes Mitglieds sind für alle Mitglieder des Ausschusses mit Namen sichtbar; die Verwaltung des Verfahrens kann eine auf anderem Weg (etwa per E-Mail) abgegebene Stimme für ein Mitglied eintragen. Geheime Abstimmungen (vom Vorsitz bzw. der Verwaltung je Abstimmung festgelegt): Gespeichert wird getrennt nur, dass ein Mitglied abgestimmt hat, und – ohne Namen, ohne Zeitpunkt und in zufälliger Reihenfolge – die abgegebene Stimme; eine Zuordnung von Stimme und Person speichert das Portal nicht. Das Ergebnis (Summen) wird erst nach Abschluss der Abstimmung angezeigt; bei sehr kleinen Gremien oder einstimmigen Ergebnissen kann sich das Abstimmungsverhalten aus dem Ergebnis selbst ergeben.
Gutachten und Stellungnahmen zur Lehre
Daten
Bestellung als Gutachterin oder Gutachter (Kontodaten wie oben); hochgeladene Gutachten (PDF) mit Zeitpunkt; Stellungnahmen der Studiendekanin bzw. des Studiendekans und der Vertreterinnen und Vertreter der Studierenden zu den Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerberinnen und Bewerber in der Lehre (PDF)
Zweck
Einholung auswärtiger und vergleichender Gutachten und der Stellungnahmen zur Lehre (Art. 66 Abs. 5 Satz 1 und 5 BayHIG)
Hinweis
Gutachten und Stellungnahmen enthalten Bewertungen der Bewerberinnen und Bewerber. Sie sind nur den Mitgliedern und der Verwaltung des jeweiligen Ausschusses zugänglich; Gutachterinnen und Gutachter sehen ihre eigenen Gutachten.
E-Mails
Daten
E-Mail-Adresse, Name, Anrede, Inhalt der Nachricht und Anhänge; ggf. ein persönlicher Direktlink (für Ausschussmitglieder, Gutachterinnen und Gutachter) bzw. der persönliche Link zur Bewerbung
Zweck
Bestätigung von Registrierung, Kennwortänderung und Bewerbung; Einladungen, Abstimmungen, Erinnerungen und Mitteilungen der Verwaltung des Verfahrens an Ausschussmitglieder, Gutachterinnen und Gutachter sowie Bewerberinnen und Bewerber
Hinweis
Die E-Mails werden über einen Mailserver der Universität Passau versandt. Absender ist das Portal; Antworten gehen an die Person, die die Nachricht veranlasst hat. Nachrichten an mehrere Personen werden einzeln versandt, sodass die Empfängerinnen und Empfänger die Adressen der anderen nicht sehen. Ein Versandprotokoll führt das Portal nur für automatische Erinnerungen (siehe unten); Inhalte versandter Nachrichten speichert es nicht. Direktlinks: Statt eines dauerhaften Zugangscodes enthalten E-Mails an Ausschussmitglieder, Gutachterinnen und Gutachter einen persönlichen Direktlink, der an Ihr Konto und das jeweilige Verfahren gebunden ist und 5 Tage, längstens bis zum Abschluss des Verfahrens, gültig ist. Gespeichert wird nur ein Hashwert des Links; abgelaufene Links werden täglich gelöscht. Haben Sie die Bestätigung in zwei Schritten oder einen Passkey eingerichtet oder gehören Sie der globalen Administration an, meldet ein Direktlink Sie nicht an; Sie werden dann zur Anmeldung weitergeleitet.
Automatische Erinnerungen
Daten
Name, Anrede, E-Mail-Adresse und Funktion der Empfängerin bzw. des Empfängers; Bezug der Erinnerung (Sitzung, Befangenheitserklärung, Abstimmung, bevorstehende Löschung); Versandprotokoll mit Art der Erinnerung, Verfahren, Bezug, Konto und Zeitpunkt des Versands
Zweck
Ordnungsgemäße und zügige Durchführung des Berufungsverfahrens: Das Portal erinnert Ausschussmitglieder sowie Gutachterinnen und Gutachter per E-Mail an eine fehlende Rückmeldung zu einer bevorstehenden Sitzung, an eine fehlende Befangenheitserklärung (höchstens 3-mal im Abstand von 7 Tagen) und an offene Abstimmungen (erstmals 2 Tage nach Beginn, höchstens 3-mal im Abstand von 3 Tagen). Die Verwaltung des Verfahrens und die globale Administration erhalten vor der automatischen Löschung eines Verfahrens Erinnerungen (28, 7, 1 Tage vorher). Das Versandprotokoll verhindert doppelte Erinnerungen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 66 BayHIG
Hinweis
Die Verwaltung des Verfahrens kann die Erinnerungen an Ausschuss, Gutachterinnen und Gutachter je Verfahren abschalten. Für abgeschlossene Verfahren werden keine Erinnerungen versandt. Das Versandprotokoll wird mit den Daten des Verfahrens gelöscht.
Server-Protokolle (Logdateien)
Daten
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung (User-Agent), verweisende Seite (Referrer), nach der Anmeldung Ihr Benutzername; außerdem ein Fehler- und Ablaufprotokoll der Anwendung (ohne Kennwörter und Zugangscodes)
Zweck
Auslieferung der Seiten, Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch, Fehleranalyse
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG; Art. 32 DSGVO
Hinweis
Auswertung ausschließlich durch den Portalbetrieb, nicht durch externe Dienste
Filmabstimmung
Daten
Bei der Abstimmung über Filmvorschläge für Filmabende der Lehrstühle: Vorschlag bzw. gewählte Filme, Zeitpunkt und IP-Adresse; ein Cookie, das die Teilnahme markiert (siehe unten)
Zweck
Begrenzung auf einen Vorschlag bzw. eine Stimme je Teilnehmerin oder Teilnehmer
Hinweis
Die Teilnahme ist freiwillig und ohne Anmeldung möglich; die Angaben haben keinen Bezug zu Berufungsverfahren.

Bewerbungen

Bewerbungsformular und Unterlagen
Daten
Person: Geschlecht, Titel vor und nach dem Namen, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Zahl der Kinder, bis zu drei Staatsangehörigkeiten, Angabe einer Schwerbehinderung; Kontakt: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift; Qualifikation: Studienabschluss (Note, Datum, Ort), Zweites Juristisches Staatsexamen (Note, Datum, Ort), Promotion (Thema, Bewertung, Datum, Universität) oder promotionsäquivalente Leistung, Habilitation (Thema, Datum, Ort, Stand), Lehrbefugnis, Juniorprofessur bzw. Leitung einer Nachwuchsgruppe (Gegenstand, Hochschule, Beginn, Ende), sonstige gleichwertige Leistungen, aktuelle Beschäftigung (Bezeichnung, Arbeitgeber bzw. Dienstherr, Ort, Beginn), weitere Studienabschlüsse, Berufserfahrung, Auszeichnungen, Drittmittelprojekte, Kooperationserfahrung, Auslandsaufenthalte, weitere Besonderheiten; Unterlagen: die hochgeladene PDF-Datei mit den Bewerbungsunterlagen; Verfahren: Eingangszeitpunkt, persönlicher Zugangscode, Stand im Verfahren (eingegangen, zum Vortrag geladen, zur Begutachtung, Listenplatz, zurückgenommen oder abgelehnt) und Vermerke der Verwaltung des Verfahrens
Zweck
Durchführung des Berufungsverfahrens: Prüfung der Einstellungsvoraussetzungen, vergleichende Würdigung der fachlichen, pädagogischen und persönlichen Eignung (Art. 66 Abs. 5 Satz 6 BayHIG), Auswahl für Vorträge, Begutachtung und Berufungsvorschlag, Kontaktaufnahme
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 103 Satz 1 Nr. 1 BayBG (für ein Beschäftigungsverhältnis i. V. m. Art. 145 Abs. 2 BayBG), Art. 66 BayHIG und Art. 33 Abs. 2 GG (Auswahl nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung)
Herkunft
Ihre eigenen Angaben. Als Pflichtangaben gekennzeichnet sind nur Name und E-Mail-Adresse; ohne weitere Angaben und Unterlagen kann Ihre Bewerbung aber nicht oder nur eingeschränkt gewürdigt werden.
Ihre Kontrolle
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Eingangsbestätigung mit einem persönlichen Link. Damit können Sie bis zum Ende der Bewerbungsfrist Ihre Angaben einsehen und ändern, die Datei austauschen oder die Bewerbung vollständig löschen. Bitte geben Sie diesen Link nicht weiter.
Angabe einer Schwerbehinderung (besondere Kategorie)
Daten
Die freiwillige Angabe, dass eine Schwerbehinderung vorliegt; außerdem Gesundheitsdaten, soweit Sie diese selbst in Freitextfelder oder Unterlagen aufnehmen. Diese Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO.
Zweck
Wahrung der Rechte schwerbehinderter Bewerberinnen und Bewerber, insbesondere der Einladung zum Vorstellungsgespräch (§ 165 Satz 3 SGB IX)
Rechtsgrundlage
Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BayDSG und Art. 103 Satz 1 Nr. 2 BayBG; angemessene und spezifische Schutzmaßnahmen nach Art. 8 Abs. 2 BayDSG (Zugriff nur für Berechtigte, verschlüsselte Übertragung, keine Weitergabe an Dritte)
Hinweis
Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine weiteren Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten ein, wenn diese für die Bewerbung nicht erforderlich sind.

Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise der Universität Passau zu Bewerbungsverfahren (PDF; English version), insbesondere zur weiteren Bearbeitung außerhalb des Portals nach Abschluss der Arbeit des Berufungsausschusses. Zur Speicherdauer im Portal siehe Speicherdauer und Löschung.

Revisionsprotokoll

Daten
Änderungen der Datenbestände (Anlegen, Ändern, Löschen) werden automatisch protokolliert mit Zeitpunkt, betroffenem Datenbestand und Datensatz, angemeldetem Konto – bei der Ansicht als andere Person zusätzlich dem handelnden Administrator – sowie altem und neuem Stand des Datensatzes. Geheimnisse (Passwort-Hashwert, Schlüssel der Bestätigung in zwei Schritten, Wiederherstellungscodes, Zugangscodes) erscheinen nur maskiert („***“); Direktlinks werden nicht protokolliert. Geheime Stimmabgaben werden nicht protokolliert, weder die Stimme noch die Teilnahme; eine Zuordnung von Stimme und Person ist daher auch über das Protokoll nicht möglich. Fachliche Ereignisse werden ebenso protokolliert (mit Zeitpunkt, Konto und IP-Adresse): An- und Abmeldung einschließlich fehlgeschlagener Anmeldeversuche (Benutzername, sofern das Konto existiert, und Art der Anmeldung; niemals das eingegebene Passwort), Anmeldung per Direktlink, Änderung von Passwort, Bestätigung in zwei Schritten und Passkeys, Beginn und Ende der Ansicht als andere Person, Datenexport, Kontolöschung und Löschantrag, ZIP-Download von Bewerbungen sowie die Löschung von Verfahren.
Zweck
Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Aufklärung von Fehlern und Missbrauch, Gewährleistung der Integrität und Vertraulichkeit der Daten (Art. 5 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO)
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG
Zugriff
Ausschließlich die globale Administration des Portals; Mitglieder und Verwaltung der Verfahren haben keinen Zugriff. Einträge zu Ihrem eigenen Konto erhalten Sie über die Selbstauskunft (siehe Ihre Rechte).
Speicherdauer
6 Monate (rollierend; ältere Einträge werden täglich gelöscht). Wird ein Verfahren gelöscht, werden die protokollierten Inhalte (alter und neuer Stand) zu diesem Verfahren mit gelöscht; erhalten bleibt nur der Vermerk über die Änderung selbst.

Ansicht als andere Person

Zur Unterstützung bei Fragen und Fehlern kann die globale Administration das Portal aus der Sicht einer bestimmten Person ansehen und dabei in deren Namen handeln. Beginn und Ende werden mit beiden Konten im Revisionsprotokoll vermerkt; Änderungen in dieser Zeit werden mit beiden Konten protokolliert. Gesperrt sind dabei die Sicherheitseinstellungen (Passwort, Bestätigung in zwei Schritten, Passkeys), der Datenexport, die Kontolöschung und der Löschantrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

Zugriff und Empfänger

Auf die Daten eines Berufungsverfahrens können – jeweils nur für dieses Verfahren – zugreifen:

  • die Mitglieder des Berufungsausschusses einschließlich der Stellvertretungen, der Frauenbeauftragten und der Berichterstatterin bzw. des Berichterstatters: auf die Bewerbungen mit allen Angaben und Unterlagen, auf Mitgliederliste, Sitzungen, Abstimmungen (bei offenen Abstimmungen mit den Stimmen aller Mitglieder, bei geheimen nur Teilnahme und Ergebnis), Gutachten und Stellungnahmen;
  • die Verwaltung des Verfahrens (Dekanat, Vorsitz): zusätzlich zur Pflege der Mitglieder, Termine, Abstimmungen und Bewerbungen, zum Versand von E-Mails, zum Abruf der Befangenheitserklärungen und Vollmachten sowie zum Export von Listen als Word-Datei;
  • die bestellten Gutachterinnen und Gutachter: nur auf die Bewerbungen, die sich im Stand „Zur Begutachtung“ befinden, mit den Angaben aus dem Bewerbungsformular und den Unterlagen – ohne Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Kinder und Angabe einer Schwerbehinderung –, sowie auf ihre eigenen Gutachten;
  • die globale Administration des Portals: auf alle Verfahren, zusätzlich auf das Revisionsprotokoll und die Ansicht als andere Person.

Auswärtige Mitglieder des Ausschusses und Gutachterinnen und Gutachter können Angehörige anderer Hochschulen sein; sie greifen ausschließlich über das Portal zu. Soweit für das weitere Berufungsverfahren erforderlich, werden der Berufungsvorschlag und die zugehörigen Unterlagen außerhalb des Portals an die zuständigen Organe und Stellen der Universität weitergeleitet (Art. 66 Abs. 5 und 6 BayHIG).

Das Portal läuft auf einem Server, der im Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement (ZIM) der Universität Passau betrieben wird. E-Mails versendet es über einen Mailserver der Universität Passau.

Inhalte externer Server, Schriftarten, Skripte von Drittanbietern oder Content Delivery Networks werden nicht eingebunden. Eine Übermittlung in Drittländer, eine Profilbildung oder eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Im Einzelfall können Daten, insbesondere Logdateien, an Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden und im Fall eines Rechtsstreits an Gerichte übermittelt werden, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Befugnis besteht.

Cookies und lokaler Speicher

Wir speichern nur Informationen in Ihrem Browser, die für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies werden nicht gesetzt.

NameZweckDauer
.ASPXAUTHAnmeldung (verschlüsselte Sitzungskennung)bis zur Abmeldung oder zum Schließen des Browsers, höchstens 120 Minuten ohne Aktivität
__RequestVerificationTokenSchutz gegen gefälschte Formularübermittlungen (CSRF)bis zum Schließen des Browsers
ASP.NET_SessionIdSitzungskennung für kurze Hinweise nach dem Absenden eines Formulars (z. B. „Ihre Stimme wurde gespeichert“)bis zum Schließen des Browsers
HasChosen, HasVotedNur bei der Filmabstimmung: Markierung, dass Sie bereits einen Vorschlag gemacht bzw. abgestimmt habenbis zum Schließen des Browsers
bp-theme (lokaler Speicher)Von Ihnen gewähltes Farbschema (hell, dunkel, automatisch)bis Sie es ändern oder löschen

Sie können Cookies und lokalen Speicher in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren; eine Anmeldung ist dann nicht möglich.

Speicherdauer und Löschung

  • Bewerbungen und Verfahrensdaten (Bewerbungen mit Angaben und Unterlagen; Berufungsausschuss und Rechte, Sitzungstermine, Anwesenheit, Vollmachten, Abstimmungen, Gutachten und Stellungnahmen, Befangenheitserklärungen sowie die zugehörigen Teilnahme- und Erinnerungsdaten und Direktlinks): werden 6 Monate nach Abschluss des Berufungsverfahrens automatisch gelöscht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die Aufbewahrung bis dahin dient der Dokumentation des Verfahrens und etwaigen Rechtsstreitigkeiten. Die Verwaltung des Verfahrens kann die Frist im Einzelfall verlängern, soweit dies erforderlich ist, etwa für ein Konkurrentenstreitverfahren oder andere Rechtsbehelfe (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Bewerberinnen und Bewerber werden über die Löschung per E-Mail informiert. Vom Verfahren bleibt nur ein Eintrag mit Titel, Datumsangaben und Löschvermerk. Bis zum Ende der Bewerbungsfrist können Sie Ihre Bewerbung jederzeit selbst löschen.
  • Benutzerkonto: Gehören Sie keinem laufenden Berufungsverfahren an, können Sie Ihr Konto auf der Seite „Mein Profil“ selbst löschen; im Übrigen auf Antrag (siehe Ihre Rechte). Konten, für die kein eigenes Passwort, keine Bestätigung in zwei Schritten und kein Passkey eingerichtet ist und die keinem weiteren Verfahren zugeordnet sind, werden mit den Daten des Verfahrens automatisch gelöscht. Nicht bestätigte Selbstregistrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht.
  • Direktlinks: werden nach 5 Tagen, spätestens mit Abschluss des Verfahrens, ungültig und täglich gelöscht.
  • Revisionsprotokoll: nach 6 Monaten (rollierend); Inhalte zu einem gelöschten Verfahren mit dessen Löschung (siehe Revisionsprotokoll).
  • Links zum Setzen des Kennworts: werden nach 30 Minuten ungültig und mit der Verwendung gelöscht.
  • Logdateien: nach sieben Tagen.
  • Filmabstimmung: sobald die Angaben für die jeweilige Abstimmung nicht mehr benötigt werden.
  • Datensicherungen: Gelöschte Daten können in Sicherungskopien noch bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung enthalten sein.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der Universität Passau folgende Rechte. Anfragen richten Sie bitte formlos an ls_beurskens@uni-passau.de; Sie können sich dazu jederzeit auch an den Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie können Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten, die Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und Herkunft verlangen und eine Kopie erhalten (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Im Abschnitt „Meine Daten“ der Seite „Mein Profil“ sehen Sie selbst, welche Daten zu Ihrem Konto gespeichert sind (Konto, Mitgliedschaften und Rechte, Anwesenheit und Vertretungen, Stimmen in offenen und Teilnahme an geheimen Abstimmungen, gültige Direktlinks, Erinnerungen, Einträge des Revisionsprotokolls zu Ihrem Konto, eigene Dateien), und können sie als ZIP-Datei (Daten im JSON-Format und Dateien) herunterladen. Nicht enthalten sind Zugangsgeheimnisse (Passwort-Hashwert, Schlüssel der Bestätigung in zwei Schritten, Wiederherstellungscodes, Codes der Direktlinks, Schlüssel der Passkeys) sowie Inhalte des Revisionsprotokolls, die nur andere Personen betreffen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Bewerberinnen und Bewerber sehen ihre Angaben bis zum Ende der Bewerbungsfrist über den persönlichen Link aus der Eingangsbestätigung; im Übrigen erteilen wir Auskunft auf Anfrage.

Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. Anrede, Titel, Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Amtsbezeichnung und Einheit ändern Sie selbst auf der Seite „Mein Profil“; Bewerbungsangaben bis zum Ende der Bewerbungsfrist über den persönlichen Link, danach auf Anfrage.

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn sie für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 Abs. 1 DSGVO). Solange Sie einem laufenden Berufungsverfahren angehören, ist die Verarbeitung zur Wahrnehmung der Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich; das Recht auf Löschung besteht insoweit nicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Gleiches gilt, soweit die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Gehören Sie keinem laufenden Verfahren an, können Sie Ihr Konto im Abschnitt „Meine Daten“ der Seite „Mein Profil“ selbst löschen (Konto, Passkeys, Direktlinks und eigene Dateien); andernfalls können Sie dort einen Löschantrag an die globale Administration und die Verwaltung Ihrer Verfahren richten. Angaben zu abgeschlossenen Verfahren (etwa Anwesenheit, Stimmen in offenen Abstimmungen) bleiben bis zur automatischen Löschung des Verfahrens erhalten. Ihre Bewerbung können Sie bis zum Ende der Bewerbungsfrist über den persönlichen Link selbst vollständig löschen; Passkeys und die Bestätigung in zwei Schritten entfernen Sie selbst auf der Seite „Mein Profil“.

Sie können verlangen, dass Ihre Daten nur noch gespeichert, aber nicht weiter verarbeitet werden, etwa solange die Richtigkeit bestritten ist.

Für Verarbeitungen zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse besteht dieses Recht nicht (Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO). Unabhängig davon können Sie die zu Ihrem Konto gespeicherten Daten im Abschnitt „Meine Daten“ der Seite „Mein Profil“ in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (JSON) herunterladen.

Sie können sich beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz beschweren: Postfach 22 12 19, 80502 München, Telefon +49 89 212672-0, poststelle@datenschutz-bayern.de.

Online-Beschwerde beim BayLfD

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen, die auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO beruht. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Datensicherheit

Alle Verbindungen zum Portal sind nach dem Stand der Technik verschlüsselt (HTTPS); Cookies werden nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen und sind für Skripte nicht lesbar. Kennwörter werden ausschließlich als Hashwert gespeichert; Links zum Setzen des Kennworts sind befristet und nur einmal verwendbar. Hochgeladene Dateien werden außerhalb des öffentlich erreichbaren Verzeichnisses gespeichert; angenommen werden nur PDF-Dateien. Direktlinks in E-Mails sind persönlich, an Konto und Verfahren gebunden und befristet; gespeichert wird nur ihr Hashwert – bitte leiten Sie solche E-Mails dennoch nicht weiter. Haben Sie die Bestätigung in zwei Schritten oder einen Passkey eingerichtet, melden Direktlinks Sie nicht automatisch an. Änderungen werden im Revisionsprotokoll nachvollziehbar festgehalten. Wenn Sie das Portal auf privaten Geräten nutzen, schützen Sie diese bitte durch aktuelle Software und eine Bildschirmsperre und melden Sie sich nach der Nutzung ab.

Stand und Änderungen

Stand dieser Datenschutzerklärung: November 2026. Wir passen sie an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Ergänzend gelten die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Passau und die Datenschutzhinweise zu Bewerbungsverfahren. Siehe auch das Impressum und die Erklärung zur Barrierefreiheit.